Está claro que el orden y la limpieza son sinónimo de seguridad, calidad y productividad a la hora de trabajar, por lo que es importante que estas características se reflejen en su almacén. Sin embargo, las actividades del día a día pueden dificultar el mantenimiento de este orden.
Un técnico acude a un empleado de almacén para pedirle una pieza que necesita urgentemente para un cliente. Es temporada alta y no pueden permitirse perder el tiempo pero el técnico no logra localizarla porque el almacén está muy desordenado. ¿Dispondrán de la pieza o tendrán que pedirla? Si es que está allí, ¿dónde se ha metido? Está claro que hay un problema.
Hemos elaborado una lista con los seis errores más comunes que se cometen en los almacenes. Muchos de ellos se producen simultáneamente, ya que uno es consecuencia de otro.
1. Falta de orden
2. Stock incorrecto
3. Almacén abarrotado y espacio inadecuado
4. Piezas de uso común en el lugar equivocado
5. Falta de procedimientos claros
6. Falta de etiquetado o etiquetado inadecuado
ERROR 1: FALTA DE ORDEN
El error
A menudo se dejan las cosas "un minuto" en un sitio que no les corresponde con la intención de volver a ordenarlas después. Sin embargo, el ajetreo del día impide que se vuelvan a colocar. La consecuencia de esto es que muchas piezas no estarán en una ubicación lógica y puede que no se encuentren cuando se necesiten, lo que puede resultar muy irritante y frustrante.
La falta de orden suele llevar a su vez, a cometer más errores: poner referencias en lugares equivocados o llegar a tener un almacén abarrotado.
La solución
El orden de un almacén puede mejorar enormemente con los siguientes 4 consejos:
- No dejar nunca artículos sin colocar.
- Tirar los materiales de embalaje.
ERROR 2: STOCK INCORRECTO
El error
Hay muchos distribuidores que piensan que sus almacenes nunca serán lo suficientemente grandes. El stock antiguo no se retira, a pesar de que el 80% de las ventas se generan con sólo el 20% del mismo. A menudo, no se tiene un control total sobre el stock que se tiene realmente. La gestión de las existencias se pasa por alto, sobre todo en el caso de los productos de rápida rotación.
- Los productos que no se venden se mantienen en stock, sin razón alguna.
- El dinero que se invierte en este stock no se puede utilizar para otras inversiones.
- El espacio que ocupan las existencias viejas podría utilizarse de forma mucho más eficiente.
- A pesar de los grandes volúmenes de stock, se pierden ventas porque los técnicos de almacén no logran localizar algunas piezas.
La solución
El primer paso para tener el stock adecuado es tener una visión general del mismo. ¿Sabe exactamente qué existencias tiene? ¿Tiene una visión general de los artículos que llevan tanto tiempo ocupando espacio? Asegúrese de que no sólo tiene una visión de conjunto, sino que la mantiene.
El segundo paso consiste en analizar en detalle su política de compras. Asegúrese de diferenciar claramente entre los artículos que realmente necesita en stock y los que puede obtener de los mayoristas.
ERROR 3: ALMACÉN ABARROTADO Y ESPACIO INADECUADO
El error
Los almacenes abiertos, en particular, se descuidan a menudo, lo que pueden dar lugar a enormes cantidades de existencias sin clasificar. Nadie se ocupa realmente de ello y cada vez se necesita más espacio.
Una política de aprovisionamiento inadecuada lleva a la saturación inevitable de los almacenes. Esto está estrechamente relacionado con la mala gestión de las existencias y la falta de orden.
La solución
Una de las soluciones sería reforzar el orden y la clasificación del almacén. Sin embargo, a menudo el problema radica en que hay demasiado stock: un stock que ya no se vende y que sólo pierde valor. Esto puede resolverse vendiendo las existencias antiguas o eliminándolas. De este modo, se creará el espacio necesario para organizar adecuadamente las piezas que sí se renuevan rápidamente.
ERROR 4 REFERENCIAS EN EL LUGAR EQUIVOCADO
El error
El almacén se está quedando pequeño y las existencias se colocan en cualquier lugar. El resultado es que las piezas no están situadas en un orden lógico (marca o tipo), o que el stock de picking está situado demasiado lejos, lo que implica caminar innecesariamente y perder mucho tiempo.
Cuando el stock de picking está bien organizado, la productividad aumenta. Las rutas a pie tienen más sentido y los empleados no tienen que pensar dónde ir a buscar lo que necesitan.
La solución
La solución radica en obtener una visión general de:
- Qué existencias se necesitan con frecuencia.
- Qué grupos de productos van juntos.
- En qué lugar de la empresa se utilizan los productos.
Los artículos se colocarán según estos parámetros, siendo más fácil y rápido acceder a ellos.
ERROR 5: FALTA DE PROCEDIMIENTOS CLAROS Y ESTÁNDAR
El error
Lograr un procedimiento de trabajo que funcione es un sueño para muchos. Un sueño que rara vez se hace realidad. En nuestras agitadas agendas diarias, estos procedimientos pueden ser difíciles de mantener. El trabajo se va realizando sobre la marcha sin tener muy claro quién hace qué en cada momento, lo que lleva a cometer errores.
La solución
El primer paso es establecer procesos claros y estandarizados. Escríbalos, discútalos y compártalos con su equipo. Determine quién es responsable de qué y hágase responsable si estas funciones acordadas no se cumplen. Un método de trabajo estructurado llevará a reducir los errores y reducir la frustración.
ERROR 6: FALTA DE ETIQUETADO O ETIQUETADO INADECUADO
El error
¿Es posible identificar fácilmente los artículos en su almacén? ¿O tiene que mirar de cerca para leer una etiqueta escrita a mano? El uso de etiquetas para identificar las piezas es algo que se pasa por alto con demasiada frecuencia. La gente confía en el código del artículo que está impreso en la caja o la bolsa, o pega una etiqueta escrita a mano. Esto dificulta la identificación de las piezas, lo que puede ser un verdadero problema. Supone dedicar más tiempo a buscar el artículo correcto y más tiempo a reordenar los artículos o introducirlos en el sistema.
La solución
Asegúrese de que cada caja del almacén tiene etiqueta y todo el mundo puede leerla y entenderla. Utilice, por ejemplo, códigos de barras que puedan ser escaneados con un lector. No olvide añadir un título legible debajo del código de barras para saber también qué piezas están en cada lugar.
CÓMO EMPEZAR
Todos los errores anteriores están relacionados. Un almacén abarrotado suele ser la consecuencia de una falta de orden. A su vez, la falta de orden suele dar lugar a un stock incorrecto. Un almacén ordenado significa una mente ordenada, y garantiza que las personas puedan trabajar de forma más eficiente.
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