Organiser votre propre événement peut sembler être un travail considérable. Nous pouvons nous demander pourquoi vouloir le faire ? La réponse est que les événements sont en fait un excellent moyen de promouvoir votre entreprise et de fidéliser vos clients. Vous vous dites probablement : Par où commencer ? Lorsque vous planifiez un événement, les premières choses à envisager sont : Le lieu, le traiteur et les invités. Bien sûr, ce n'est qu'un début. Mais malgré tout, organiser votre propre événement ne doit pas être si difficile que cela, même avec un petit budget. Grâce à nos 8 conseils et idées, votre événement sera prêt en un rien de temps.
Conseil 1. Définir votre budget
Il est important de fixer à l'avance un budget maximum pour votre événement. Vous n'avez pas un gros budget ? Pas de problème : Soyez créatif ! Vous pouvez, par exemple, demander des devis à différentes organisations pour un même service. Prenons l'exemple de la restauration : Demandez des devis à trois traiteurs différents et comparez les prix. Bien entendu, vous pouvez aussi préparer vous-même les collations. Si votre budget n'est pas assez important pour un lieu extérieur, pourquoi ne pas utiliser vos propres locaux ? Rangez votre entrepôt et organisez-y une démonstration. Les clients potentiels sauront immédiatement où vous trouver !
Conseil 2. Fixez vos objectifs
Que voulez-vous atteindre avec votre événement ? Si vous souhaitez attirer de nouveaux clients, il est important d'en tenir compte lors de la promotion de l'événement, car vous voulez atteindre le plus grand nombre possible de clients potentiels. L'événement est-il destiné uniquement aux clients existants ? Vous devez alors réfléchir au message que vous souhaitez leur transmettre. Souhaitez-vous les remercier, partager vos connaissances avec eux ou leur montrer une nouveauté dans votre entreprise ? Toutes ces options sont excellentes, mais assurez-vous que ce que vous communiquez est pertinent pour vos clients. En bref, avant de planifier quoi que ce soit d'autre, vous devez vous demander : quel est mon message ? Et pourquoi est-il intéressant pour mes clients (potentiels) ?
En plus de votre groupe cible, vous pouvez également inviter des représentants locaux. Par exemple, pensez aux journaux et aux médias locaux. Ils sont susceptibles de contribuer à la promotion de votre entreprise et de votre événement.
Conseil 3. Communiquez au bon moment
N'attendez pas trop longtemps pour communiquer la date et les détails essentiels de l'événement. De cette façon, vous augmenterez les chances que vos invités puissent être présents. Un programme détaillé de l'événement peut bien sûr être communiqué ultérieurement.
Vous devez également réfléchir soigneusement au moment de votre événement, car il doit correspondre à votre groupe cible. Votre groupe cible est-il plus susceptible d'avoir le temps d'assister à un événement en semaine ou le week-end ? L'heure de début peut également faire une grande différence : assurez-vous que votre événement n'entre pas en conflit avec un autre événement dans votre région et qu'il est facile pour votre cible de l'intégrer dans son emploi du temps. Par exemple, si votre événement a lieu un samedi, il serait judicieux de l'organiser le matin, afin que les visiteurs puissent avoir la possibilité de faire autre chose après. Le fait de devoir prendre la voiture exclusivement pour participer à votre événement pourrait être perçu comme un obstacle par vos clients (potentiels).
Vous vous demandez comment atteindre ces clients potentiels ? Contactez les sites web qui proposent des listes d'événements agricoles et demandez-leur s'ils peuvent ajouter votre événement. Ce sera une bonne promotion pour votre événement et votre entreprise. Vous pouvez également le promouvoir en utilisant, entre autres, des prospectus, des courriers et les médias sociaux. Avant de commencer à communiquer, il est important de réfléchir à qui vous voulez inviter et pourquoi, afin d'utiliser les bons outils de promotion.
Conseil 4. Les réseaux sociaux sont vos meilleurs alliés
Les médias sociaux sont un moyen efficace d'atteindre de nombreuses personnes en peu de temps. Vous pouvez facilement partager des photos, des vidéos et des infographies avec votre cible par le biais des médias sociaux. Partagez un message sur votre page Facebook à propos de l'événement avec un lien vers votre site web, où on pourra trouver plus d'informations. En outre, vous pouvez créer un événement sur Facebook afin que les gens puissent faire savoir à leur propre réseau qu'ils assisteront à l'événement. Cela pourrait vous donner une estimation approximative du nombre de personnes à attendre. Des photos peuvent également être facilement partagées sur la page de l'événement par la suite, que ce soit par vous-même ou par vos invités. C'est également une bonne idée de partager des photos de l'événement sur d'autres canaux de médias sociaux pendant et après l'événement. De cette façon, les clients (potentiels) qui n'ont pas pu assister à l'événement ou qui n'en ont pas entendu parler à temps pour y participer seront quand même au courant de ce qui s'est passé et seront peut-être incités à participer au prochain événement.
La promotion hors ligne, en plus de la promotion en ligne, est également importante. Vous pouvez faire de la publicité dans les journaux locaux et distribuer des prospectus dans les magasins et supermarchés locaux. Il n'est pas difficile d'élaborer un design simple et d'imprimer les prospectus dans votre bureau. Vous pouvez vous assurer que vous communiquez clairement que les clients sont invités à amener un invité ou leur famille à votre événement. Cela pourrait faciliter la participation de vos clients.
Conseil 5. Découvrez ce que veulent vos clients
Vous avez des doutes sur les demandes et les besoins de vos clients ? Alors demandez-leur tout simplement ce qu'ils veulent ! Par exemple, demandez à dix clients ce qu'ils aimeraient apprendre lors de votre événement (si votre événement porte sur l'apprentissage). Les clients apprécient vraiment la pertinence. Si votre événement n’est pas pertinent, vos clients ne viendront pas. De nos jours, des facteurs tels que le temps jouent un rôle majeur. Il est courant que des personnes annulent des événements qui les intéressent beaucoup parce qu'elles ne peuvent pas y assister en raison de circonstances imprévues. Alors, jouez la sécurité et partagez vos idées avec une poignée de clients.
Conseil 6. Trouvez l’inspiration
Vous pouvez organiser différents types d'événements. Vous êtes toujours à la recherche de l'idée parfaite ? Voici quelques exemples dont vous pouvez vous inspirer :
- Une journée portes ouvertes. Laissez vos clients jeter un coup d'œil dans les coulisses ! Dans le bureau, dans l'entrepôt, dans l'atelier, dans l'usine, etc.
- Remerciez vos clients et offrez-leur quelque chose. Remerciez vos clients pour leur collaboration et montrez-leur que vous êtes heureux avec eux. De cette façon, vous créez une confiance mutuelle et vous renforcez la relation...
- Un atelier. Ne sous-estimez pas vos propres connaissances. Le partage des connaissances est important. Organisez un atelier sur, par exemple, les équipements d'entrepôt ou l'assemblage de certaines pièces.
- Organisez un événement de brainstorming / réseautage et laissez vos clients faire le travail. Par exemple : trouvez des déclarations intéressantes sur le secteur et discutez-en ensemble en buvant un verre et en prenant quelques collations. Ou emmenez vos clients à un salon professionnel : le plus important est que vous fassiez quelque chose ensemble.
- Invitez des fournisseurs. Pourquoi ne pas inviter vos principaux fournisseurs à présenter leurs produits ou services ? Donnez à votre client l'occasion de voir avec qui vous travaillez et pourquoi.
Conseil 7. Distribuez des “cadeaux”
Bien sûr, vous espérez que vos clients (potentiels) ont passé une excellente journée. L'objectif est maintenant de faire en sorte que vos clients (potentiels) se souviennent de votre événement. Pour ce faire, vous pouvez leur offrir un petit objet portant le nom de votre entreprise ou de l'événement, tel qu'un bloc-notes, une batterie portable ou une gourde réutilisable. Ou peut-être même l'un de vos propres produits !
Une autre idée créative pour votre événement est un photomaton. Vous pouvez le louer ou le créer vous-même. Les clients peuvent ensuite emporter les photos chez eux ou au travail. Si votre client partage cette photo en ligne, vous avez même la possibilité d'atteindre encore plus de clients potentiels. Ainsi, un photomaton est un mélange entre un bon outil promotionnel et un très beau souvenir. Conseil : N'oubliez pas de mettre le logo de votre entreprise en bas de chaque photo.
Conseil 8. Faire partie d’un autre événement
Si vous n'aimez pas organiser vous-même un événement ou si c'est votre première fois, il existe une autre option: Faire partie d'un autre événement. De cette façon, vous pouvez rester modeste et décider vous-même de ce que vous voulez faire. C'est à vous de choisir !
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