5 dicas para organizar o seu próprio evento empresarial

Organizar um evento requer muito trabalho, mas não há dúvida de que, se for um sucesso, o seu impacto valerá a pena.

Os eventos são uma excelente forma de promover a sua empresa, introduzir novos produtos, melhorar a lealdade dos clientes e até conquistar clientes novos.

Se já decidiu organizar um, provavelmente está a pensar: por onde começo? Aqui estão os 8 pontos a ter em mente para ter tudo sob controlo — continue a ler!

Dica 1. Defina os seus objetivos

O que pretende alcançar com o seu evento? Deseja atrair novos clientes? Ou será apenas para fidelizar os clientes existentes? Dependendo do seu público-alvo, terá de definir uma ou outra abordagem. 

O que deseja transmitir-lhes? Gostaria de lhes agradecer, ou talvez partilhar conhecimentos, ou mostrar-lhes algo de novo na sua atividade? Todas estas opções são válidas, mas certifique-se de que o que comunica é relevante para os seus clientes. 

Para além do seu grupo-alvo, poderá convidar representantes locais. Por exemplo, imprensa, meios de comunicação social locais ou um representante político. É provável que isto ajude a promover a sua empresa e o seu evento.

Uma vez que esteja claro qual é o seu público-alvo e a mensagem, pode conceber uma abordagem. Aqui estão algumas ideias:

• Realize um dia aberto. Convide os seus clientes a visitar as suas instalações. 
• Organize um workshop para lhes ensinar algo útil e mostrar os seus conhecimentos. Por exemplo, um workshop sobre a montagem de certas peças.
• Convide os fornecedores. Porque não convidar os seus principais fornecedores a mostrar os seus produtos ou serviços em conjunto? Dê ao seu cliente a oportunidade de ver com quem trabalha e porquê. 

Dica 2. Determine o seu orçamento

Antes de começar a organizar, é muito importante estabelecer um orçamento máximo para o seu evento.

Para evitar desperdiçar dinheiro, seja exigente na procura de fornecedores e peça sempre orçamentos a pelo menos 3 empresas diferentes.

É também muito importante não se orientar apenas pelo preço. Por vezes é mais vantajoso concentrar-se em menos serviços, mas que estes sejam de melhor qualidade. É possível solicitar amostras à maioria das empresas de merchandising ou de catering antes de fazer uma encomenda. Se for um fornecedor de entretenimento ou de serviços audiovisuais, peça que lhe envie vídeos de outros eventos em que tenha trabalhado e é sempre boa ideia ter uma reunião prévia presencial no local do evento.

Dica 3. Defina uma data, um programa e uma linha temporal

A definição da data do evento deve ajustar-se às rotinas do seu público-alvo. É mais provável que tenham tempo para assistir a um evento durante a semana ou ao fim de semana? A hora de início também pode fazer uma grande diferença. E acima de tudo, certifique-se de que o seu evento não coincide com outro evento a decorrer na sua zona.

Uma vez definido o dia, deverá elaborar o programa completo com os respetivos horários:

• 11:30h Receção de convidados
• 11:45h Discurso de boas-vindas
• 12:00h Apresentação de novos produtos
• 13:00h Visita às instalações
• 14:00h Cocktail - almoço

E uma vez estabelecido o programa, terá de pensar nas necessidades organizacionais de cada um dos pontos e estabelecer uma timeline ou linha temporal, marcando as datas em que cada uma das coisas deve estar pronta, até ao dia do evento. Esta timeline incluirá também as datas da convocatória e das ações promocionais.

Dica 4. Comunicar o evento a tempo

Não espere demasiado tempo para comunicar a data e o tema do evento. Desta forma, aumentará as hipóteses de os seus convidados poderem reservar o dia e estarem presentes. O programa detalhado do evento pode ser comunicado numa fase posterior.

Se o evento for dirigido aos seus clientes atuais, informe-os sobre o convite através do canal de comunicação que normalmente utiliza com eles e estabeleça um prazo para a confirmação da presença. Os convites devem ser personalizados e não genéricos e, se o número de convidados o permitir, o ideal é telefonar-lhes.

Se o evento for dirigido a potenciais clientes, deverá pensar em como alcançá-los. Para definir os canais de comunicação ideais, pense nos seus passatempos. Utilizam meios digitais? Quais são os que mais visitam? Dependendo destas preferências, pode promover um evento utilizando: cartazes, panfletos, e-mails ou redes sociais. 

As redes sociais são uma forma eficaz de alcançar muitas pessoas num curto espaço de tempo, especialmente se investir em publicidade. Além disso, pode criar um evento no Facebook para que as pessoas possam dar a conhecer aos seus amigos do Facebook que vão participar e, à medida que respondem, pode obter uma estimativa do número de pessoas com que poderá contar.

Dica 5. Tenha um gesto de cortesia

Claro que espera que os participantes tenham tido um dia agradável e se lembrem do seu evento, mas é sempre bom ter um gesto de cortesia para com eles. O brinde pode ser um produto, um artigo de merchandising ou um código promocional para utilizar na sua empresa.

Este tipo de gesto é normalmente efetuado no final do evento, fazendo com que fiquem com uma boa impressão.