Não há como negar que a organização e a arrumação andam de mãos dadas com a segurança, a qualidade e a produtividade, pelo que é importante que estas características estejam presentes no seu armazém. Contudo, as atividades do dia-a-dia podem tornar difícil manter o armazém arrumado.
Um técnico aborda um colaborador de armazém com um pedido urgente. Precisa de mais uma peça para poder arranjar uma máquina para um cliente. É a época alta do cliente e ele não se pode dar ao luxo de qualquer tempo de paragem. No entanto, parece que uma das peças necessárias não pode ser localizada - não existe qualquer estrutura de organização no armazém. Será que a peça está em armazém? Ou ainda precisa de ser encomendada? Quem lhe mexeu pela última vez?
Compilámos uma lista dos seis erros de armazém mais comuns. Muitos erros ocorrem simultaneamente, sendo uma consequência direta ou causa de outro.
Os erros mais comuns:
1. Desorganização
2. Stock incorreto
3. Armazém superlotado e espaço inadequado
4. Peças de rotação rápida no lugar errado
5. Falta de procedimentos claros e normalizados
6. Etiquetagem inexistente ou inadequada
ERRO 1 - DESORGANIZAÇÃO
O erro
Num armazém, as coisas são muitas vezes colocadas "por um minuto" com a intenção de as colocar de volta onde pertencem "mais tarde". No entanto, na azáfama do dia, as pessoas esquecem-se muitas vezes de colocar as coisas no lugar certo. A consequência disto é que as peças não estão numa localização lógica, mas muitas vezes em locais aleatórios. Assim, os artigos de alta rotação podem acabar por ser colocados na parte de trás, enquanto os artigos raramente utilizados são colocados à frente, só porque na altura era mais fácil deixá-los aí. Isto deixa o armazém desarrumado.
A desorganização leva frequentemente a um ou vários outros erros, tais como uma etiquetagem pouco clara ou um armazém superlotado.
A solução
A desorganização pode afetar a verdadeira representação, eficiência e segurança do ambiente de trabalho. Além disso, pode ser irritante e frustrante.
Além de abordar os outros erros enumerados neste documento, a organização de um armazém pode também ser enormemente melhorada através de uma série de pequenos ajustes. Exemplos disso são:
- Varrer o chão
- Deitar fora materiais de embalagem não necessários
- Pôr as coisas de volta no sítio certo
- Arrumar as paletes usadas
ERRO 2 - STOCK INCORRETO
O erro
Para muitos distribuidores, os seus armazéns nunca seriam suficientemente grandes. O stock antigo não é removido e 80% de vendas são gerados por apenas 20% de stock. Muitas vezes, há falta de clareza sobre o stock que está realmente a ser mantido. A gestão de stocks é negligenciada, particularmente no que diz respeito a produtos de alta rotação.
- Os produtos que não estão a vender são mantidos em stock, sem motivo.
- O dinheiro que é retido em stock não pode ser utilizado para investimentos importantes
- O espaço ocupado pelo stock antigo e morto poderia ser utilizado de forma muito mais eficiente
- Apesar dos grandes volumes de stock, muitos clientes não compram o que precisam porque o técnico ou o trabalhador do armazém não consegue localizar a peça
A solução
O primeiro passo para ter o stock certo é ter uma visão geral do stock. Sabe exatamente o que tem em stock? E tem uma visão geral de quais os artigos que não fazem mais do que ocupar espaço? Assegure-se de que ganha maior visibilidade sobre o seu stock, mas que também a mantém.
O segundo passo envolve uma análise crítica da sua política de compras. Certifique-se de que diferencia claramente entre artigos que precisa de ter em stock e artigos que pode encomendar conforme necessário.
ERRO 3 - ARMAZÉM SUPERLOTADO E ESPAÇO INADEQUADO
O erro
Os armazéns abertos em particular são frequentemente negligenciados, o que pode levar a enormes pilhas de stock não organizado. Nunca ninguém se encarrega realmente de resolver este problema, o que significa que se está constantemente à procura de mais espaço.
Em muitos casos, a estrutura e o profissionalismo do armazém ficam para trás em comparação com o resto do negócio. Uma política de compras inadequada leva a que os armazéns fiquem sobrelotados. Isto está intimamente ligado à má gestão de stocks e ao facto de não se conseguir arrumar ou arrumar corretamente os stocks.
A solução
Uma solução seria melhorar a arrumação e classificação do armazém. Contudo, muitas vezes a questão reside no facto de haver demasiado stock: stock que já não está a vender e só está a perder valor. Isto pode ser resolvido através da venda de stock antigo ou da eliminação do mesmo. Ao fazê-lo, será criado o espaço necessário para organizar as peças de alta rotação, de forma apropriada.
ERRO 4 - PEÇAS NO LUGAR ERRADO
O erro
O armazém está a ficar demasiado pequeno e o stock continua a ser colocado em qualquer lugar e em todo o lado. Além disso, onde quer que haja espaço, os artigos são colocados aleatoriamente que devem realmente ser localizados com outros produtos semelhantes. Como resultado, as peças não estão localizadas numa ordem lógica (marca ou tipo), ou o material está demasiado longe, envolvendo caminhadas desnecessárias.
Os técnicos e os trabalhadores do armazém têm, portanto, de andar por aí à procura do artigo certo. As distâncias a pé são excessivas e perde-se muito tempo. É tempo que poderia ser mais bem empregue a ajudar os clientes.
Quando o stock está pronto para ser entregue, a produtividade aumenta. Os percursos fazem mais sentido e os colaboradores não têm de pensar onde têm de ir para encontrarem o que precisam.
A solução
A solução está em obter uma visão geral:
- Que stock é necessário numa base frequente
- Que grupos de produtos pertencem em conjunto
- Onde é que são utilizados os produtos
Uma vez estabelecido isto, o lugar dos artigos no armazém e os meios de triagem seguem normalmente de forma lógica.
ERRO 5 - FALTA DE PROCEDIMENTOS CLAROS E NORMALIZADOS
O erro
Uma abordagem de trabalho estruturado é um sonho para muitos. Um sonho que raramente se torna realidade. Com os agitados horários diários, a estrutura pode ser difícil de manter. O trabalho é frequentemente feito numa base ad-hoc, com clientes a entrar e a sair. Além disso, pode não ser claro quem está a fazer o quê em que momento do processo, por exemplo, quando se trata de tomar nota de ordens de trabalho ou de ordens de venda. Quando estas coisas ficam confusas, os erros acontecem. Isto pode ser devido a:
- A falta de artigos que deveriam estar em stock numa perspetiva económica
- Itens que são colocados num sítio 'só por um minuto' e depois esquecidos
Pequenos e descuidados erros podem causar um problema mais tarde, quer seja alguém a escolher a peça errada, ou ter de limpar a confusão de outra pessoa.
A solução
O primeiro passo consiste em estabelecer regras claras e normalizadas. Anote-as, discuta-as e partilhe-as com os colegas. Determine quem é responsável pelo quê e responsabilizem-se mutuamente se estas regras não forem cumpridas. Um método de trabalho normalizado, mais estruturado, resulta em muito menos erros e menos frustração.
ERRO 6 - ETIQUETAGEM NÃO EXISTENTE OU INADEQUADA
O erro
É possível identificar facilmente os artigos no seu armazém? Ou precisa de olhar atentamente para ler uma etiqueta escrita à mão? A utilização de etiquetas para identificar peças é algo que é ignorado demasiadas vezes. As pessoas confiam no código do artigo que está impresso na caixa ou saco, ou colam numa etiqueta escrita à mão. Isto torna difícil a identificação das peças, o que pode ser um problema real. Significa gastar mais tempo a procurar o item certo e mais tempo a reorganizar itens ou a introduzi-los no sistema.
A solução
Certifique-se de que cada embalagem no armazém tem uma etiqueta. Certifique-se de que todos podem ler e compreender a etiqueta. Utilize códigos de barras, por exemplo, que possam ser digitalizados com um scanner. Não se esqueça de acrescentar um título legível sob o código de barras para que saiba de que peças se trata.
POR ONDE COMEÇAR
Todos os erros acima referidos estão essencialmente ligados entre si. Um armazém sobrelotado significa geralmente que há desorganização no armazém. A desorganização, por sua vez, resulta frequentemente em stock incorreto. Um armazém arrumado significa uma mente arrumada e assegura que as pessoas podem trabalhar de forma mais eficiente.
Curioso em descobrir o que Kramp pode fazer por si para ter um armazém a funcionar bem? Então, contacte o seu gestor de conta.
