Mechanisatiebedrijf Broekens werkt met Microsoft Dynamics Navision en heeft zelf een EDI koppeling met leveranciers toegevoegd. Pieter IJpma, de vooruitstrevende magazijnchef en key user van de vestiging in Stiens, vertelt welke rol automatisering speelt in de dagelijkse werkzaamheden van Broekens.
“Wat ons in beweging zette, was onze wens om zo min mogelijk fouten te maken. Onze koppeling moest zo eenvoudig mogelijk zijn. New Holland bood een kant-en-klaar systeem, maar was het lastig om andere leveranciers hierin mee te krijgen. We werken al sinds 2011 met Microsoft Dynamics Navision en onze systeembeheerder heeft toen zelf een code geschreven voor een EDI koppeling.”
Simpele stappen
Pieter legt uit: “Iedere inkooporder wordt aangemaakt vanuit een verkoop- of werkorder. Die staat al in het systeem. Via een exportknop wordt er een .txt bestand gecreëerd, die we heel gemakkelijk naar de FTP koppeling kunnen slepen. Die koppeling wordt iedere 5 minuten uitgelezen en na een kwartier ontvangen we een bevestiging.” De webshop van Kramp wordt alleen nog gebruikt om artikelen op te zoeken en klanten aan de balie te helpen. “Het winkelwagentje gebruiken we niet meer!”
Magazijn in beeld
Het grootste voordeel van de geïntegreerde koppeling vindt Pieter dat alles inzichtelijk is. “We hebben het complete bedrijf in beeld, van voorraad tot verkoop tot marges. Dit maakt ons minder kwetsbaar: Stel dat er iemand ziek wordt, dan is alles up-to-date en gemakkelijk op te pakken door een collega. We kunnen hierdoor zelfs thuis werken, mocht het weer nodig zijn!” De inzichtelijkheid leidt ook tot een efficiëntere bedrijfsvoering: “We willen onze incourante voorraden en overstock verkleinen. In het systeem is alle data beschikbaar, dus het is een kwestie van analyseren en bijsturen.”
Draagvlak
Iedereen moet met het systeem werken. Ook collega’s op de drie andere vestigingen van Broekens zijn ingewerkt. “Het is soms lastig om oude gewoontes te veranderen, zowel in werkplaats als in het magazijn. Maar het is ook in het belang van de werkplaatschef om de orders te kunnen matchen met de machines. Dat stelt hem in staat om de uren op de juiste machines te boeken,” zegt Pieter. “En verkleint de kans op fouten.”
Focus verleggen
Automatiseren betekent besparen op administratie. Binnenkort worden facturen bijvoorbeeld automatisch gematcht met inkooporders. Voor Pieter betekent dit dat hij andere taken uit handen kan geven aan zijn collega’s op de administratie, waardoor hij zelf meer ruimte heeft voor nieuwe bezigheden. Zo wil hij bijvoorbeeld meer tijd besteden aan Kramp Online Service en vaker op bezoek bij de servicepunten van Broekens in de regio.
Automatiseringswensen
Wat zou Pieter nog meer willen? “Nog meer koppelingen tussen ons eigen systeem en leveranciers en nog beter inzicht in de praktijk. Qua inkoop zou ik er een paar stappen tussenuit willen halen en als bedrijf willen we klantgerichter gaan werken met behulp van CRM.”
Stip op de horizon
In 2022 is Broekens toe aan een nieuw pakket. Samen met een werkgroep is Pieter zich nu al aan het oriënteren. “We hebben een stip op de horizon gezet en kijken rond hoe andere organisaties het aanpakken. Zo kijken we bijvoorbeeld bij bedrijven in andere sectoren die al verder zijn in de automatisering. Hier laten wij ons door inspireren.” Dat Broekens gedegen te werk gaat, mag duidelijk zijn. “Wij zijn op zoek vanuit onze eigen wensen en behoeften, in combinatie met de beschikbare systemen.”
Broekens is één van de oudste mechanisatiebedrijven in Friesland. Vanuit 4 vestigingen bedienen zij al meer dan 160 jaar de agrarische sector met nieuwe en tweedehands landbouwmachines, grondverzetmachines, tractoren en onderdelen. Ze zijn dealer van oa. New Holland, Krone en Dewulf. Broekens is een echt familiebedrijf en wordt inmiddels geleid door de 5e generatie.
